Verilerinizin hangi amaçla ve nasıl işlendiğini açıkça görün

İşlenen veriler

Kurumun resmî adı, türü, web sitesi, adresi ve iş birliği bilgileri; yetkili kişinin ad-soyad, e-posta, telefon ve işlem kayıtları; etkinlik başlık/program/tarih/mekân bilgileri; katılımcı listeleri; QR kayıt/yoklama; belge tasarım talepleri, kaynaklar, anketler, raporlar ve Akademi erişim talepleri işlenebilir.

Amaçlar

• Kurum başvurusunu ve yetkili hesabını doğrulamak;
• etkinlikleri TURMEB incelemesine almak ve yürütmek;
• katılımcı, QR yoklama, belge ve Akademi erişimi süreçlerini yönetmek;
• kurumsal rapor ve denetim izi oluşturmak;
• hesap, dosya ve işlem güvenliğini sağlamak.

İşleme faaliyetleri; işlemin niteliğine göre sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanır. Genel tanıtım ve pazarlama iletileri gibi zorunlu olmayan faaliyetler için ayrı ve geri çekilebilir izin kullanılır. Özel nitelikli kişisel verilerin başvuru ve eğitim metinlerine yazılması istenmez.

Kurumun katılımcı verileri bakımından yükümlülüğü

Kurum yetkilisi, sisteme eklediği katılımcı verilerini toplamak ve TURMEB’e iletmek için gerekli yetkiye ve hukuki sebebe sahip olduğunu; katılımcılara kendi veri toplama süreci hakkında gerekli aydınlatmayı yaptığını; yalnız etkinlik için gerekli, güncel ve doğru verileri yüklediğini taahhüt eder. Gereksiz özel nitelikli veri, kimlik belgesi, sağlık bilgisi veya üçüncü kişiye ait gizli belge yüklenemez. TURMEB ile kurumun veri sorumlusu/veri işleyen sıfatları somut işleme faaliyetinin amaç ve araçlarını kimin belirlediğine göre ayrıca değerlendirilir.

Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı aktarım

Barındırma, e-posta teslimi, güvenlik, sosyal giriş, çeviri ve yapay zekâ değerlendirmesi için yapılandırılmış hizmet sağlayıcılar yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde veri işleyebilir. Google/LinkedIn ile giriş kullanıcı tarafından başlatılır; reCAPTCHA yalnız etkinse form güvenliği amacıyla çalışır; GTranslate işlevsel tercih verilmeden yüklenmez. Yapay zekâ değerlendirmesi ve etkinleştirilmiş ses dökümü özelliklerinde görev metni veya ses kaydı mevcut kurulumda OpenAI API’ye gönderilebilir. Yurt dışı aktarım gerektiren her hizmet, 6698 sayılı Kanun’un 9. maddesindeki güncel aktarım mekanizmalarından biri sağlanmadan etkinleştirilmemelidir.

Saklama

Kurum başvuru kayıtları kural olarak 2 yıl; etkinlik, katılım ve resmî belge kayıtları 10 yıl süreli kurumsal plana göre saklanır.

Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, amaca uygun kullanımı öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme veya yok etme isteme, otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve kanuna aykırı işlem nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurunuzda kimliğinizi ve talebinizi doğrulayacak bilgiler bulunmalıdır.